×
המדריך למפיק אירועים המתחיל - שאילת שאלות

המדריך למפיק אירועים המתחיל - שאילת שאלות

מאת - בשמחות, כל מה שצריך לאירועים

לא קל להיות מפיק אירועים. מה יעשה מפיק אירועים מתחיל? כיצד בכלל מתחילים להפיק אירוע? הפקת אירוע מוצלחת, היא התאמת השירות וציוד לאופי האירוע. ישנם סוגים שונים של אירועים. לכל סגנון ואופי, מתאים סוג אחר של שירות וציוד.

במאמר זה, נסביר מהם השאלות שמפיק מתחיל צריך לשאול את עצמו:

שאלות על אופי האירוע:

על מנת שהמפיק יוכל להתאים בצורה טובה ציוד ונותני שירות לאירועים, עליו להבין היטב מהו אופי האירוע. לשם כך, עליו לשאול את עצמו מספר שאלות:

1.      מי קהל היעד של האירוע? יש הבדל בין קהל המגיע לחתונה, לבין קהל המגיע ליום גיבוש לעובדים. הציפיות של הקהל בכל אירוע, שונות לחלוטין.

2.      מה הקהל מצפה לקבל באירוע? אילו תכנים הקהל מצפה לקהל באירוע? האם הקהל מצפה לקבל רק ריקודים והופעות? יש אירועים בהם מתאים רק להזמין אמן. לעומת זאת, ישנם אירועים עם ילדים בהם מתאים לשכור ג'ימבורי ומתנפחים. על המפיק, להיות עם אינטואיציה להבין איזו תכנית אומנותית מתאימה לכל אירוע.  

שאלות על זמן קבלת הפנים:

זמן קבלת הפנים חשוב מאוד. זמן זה, נותן זמן איכות והתרעננות למשתתפים. מנוחה זו חשובה ביותר, אם הייתה לחלק מהמשתתפים נסיעה ארוכה למקום האירוע. יש לתכנן את זמן קבלת הפנים היטב:

1.      מה יעשו המשתתפים בזמן קבלת הפנים? כאשר מתכננים את זמן קבלת הפנים, צריך לתכנן האם לכלול פינות ישיבה עבור זמן קבלת הפנים. יש לשכור ציוד מתאים עבור פינות הישיבה. כמובן, שחשוב לארגן פינת שתייה חמה ועוגות במתחם זה.

2.      האם ישהו במקומות סגורים או פתוחים? היכן יעדיפו המשתתפים לשהות בזמן קבלת הפנים? האם יעדיפו לעמוד ולדבר בחוץ, תוך כדי שתיית משקה חם בחוץ, או שיעדיפו לשבת בפינות הישיבה בפנים?

עיצוב פינות ישיבה:

חשוב לתכנן מראש בצורה יסודית את פינות הישיבה לזמן קבלת הפנים:

1.      איזה סוגי כסאות מתאימים לפינות הישיבה? יש הבדל בין העדפות של צעירים, לבין העדפות של מבוגרים. חברה צעירים, יעדיפו פינות ישיבה המורכבות מפופים, ספות אישיות, וכריות ישיבה. לעומת זאת, חברה מבוגרים יותר יעדיפו כסאות נמוכים מכובדים יותר ושולחנות תה קטנים.

2.      האם להוסיף ערסל? חשוב מאוד שהמפיק ירגיש את קהל היעד. יש מקרים בהם יתאים ערסל, ויש מקרים בהם הוספת ערסל לא יתאים.

שאלות על זמן האוכל:

הארוחה באירוע חשובה מאוד. הנטייה כיום, היא לדאוג שהשולחנות והכיסאות, ייראו כמו שולחנות וכסאות באולם אירועים:

1.      האם האכילה היא סביב שולחן, או בהגשה עצמית? כאשר האוכל בהגשה עצמית, יש לדאוג לשולחנות צרים וארוכים, עליהם יוגש האוכל.

2.      איזה סגנון שולחנות וכסאות יעדיף הקהל? לפעמים, הקהל יעדיף שולחנות וכסאות מכובדים מאלומיניום עבור ישיבה. הקהל ירצה תחושה של אולם שמחות מכובד. לפעמים, יספיקו שולחנות וכסאות פשוטים יותר.

שאלות בתחום הלוגיסטיקה:

הלוגיסטיקה של הפקת אירוע מורכת ביותר. כל שכן, לוגיסטיקה של אירוע בטבע קשה עוד יותר. התכנון מורכב מפרטי פרטים קטנים. על מנת שהאירוע יעבור בצורה מוצלחת, על המפיק לשאול את השאלות הבאות:

1.      האם חברות השכרת הציוד ונותני השירותים דואגות גם להובלה, פירוק והרכבה? כיוון שבתחום זה יש תחרותיות רבה, מומלץ לבחור בחברת השכרה שמספקת מעבר לשירות הובלה. מומלץ לחפש חברה שתסדר בשטח את הכיסאות והשולחנות. על המפיק להיות בשטח ולהנחות את צוות חברת ההשכרה היכן פינות הישיבה, פינת האוכל, והיכן יש לסדר כסאות עבור הרצאות.

2.      לדאוג לפרטים הקטנים: מי מארגן את פינת התה? היכן משיגים את הציוד לפינת התה? חשוב לדאוג לכל פרט ופרט. חשוב לוודא שיהיה גם כיבוד קל בפינת התה.

3.      תשתית מים: מהיכן משיגים חיבור למים? חשוב לדאוג לשירותים ניידים במהלך האירוע, ומכלי מים גדולים לשטיפת ידיים. כאשר יש שומרי תורה ומצוות באירוע, מומלץ לדאוג גם לנטלות. חשוב לדאוג למיכל מים קרים לאורך האירוע.

לסיכום:
הפקת אירוע, מורכבת מפרטי פרטים רבים. על המפיק לשאול את השאלות הנדרשות שפירטנו לעיל, על מנת שהפקת האירוע תהיה מוצלחת. 


המילון השלם של ארגון אירועים!המילון השלם של ארגון אירועים!
המדריך המושלם עבור ארגון אירועיםהמדריך המושלם עבור ארגון אירועים