×
המדריך המושלם עבור ארגון אירועים

המדריך המושלם עבור ארגון אירועים

מאת: בשמחות- כל מה שצריך לאירועים

איך מארגנים אירועים? ישנו קו מאפיין אחד העובר בארגון אירועים. אין זה משנה אם מדובר בהפקת אירוע פרטי בחצר של בית, או אירוע באולם אירועים מפואר. ישנם מרכיבים שונים הזהים בכל אירוע. בכל אירוע יש משתתפים, יש אוכל, ויש תכנית. ההבדל הוא בסוג האולם, סוג האוכל, וסוג התכנית.
במאמר זה, נדריך אתכם צעד אחר צעד איך לארגן אירוע:

1.      מהו העיקר של האירוע? לכל אירוע יש סיבה עיקרית. בחתונה- העיקר הוא טקס החתונה. בבר מצווה- העיקר הוא השמחה על הגעת הנער לגיל 13. בברית- העיקר הוא טקס המילה. את תכנית האירוע מתאימים לפי הנושא העיקרי, שהוא הסיבה לאירוע.

2.      האם יש טקס דתי באירוע? כאשר מתכננים את תכנית האירוע, צריך לקחת בחשבון כל זמן של טקס דתי. לפעמים, טקס בר מצווה יכלול הנחת תפילין, ב"זבד הבת" אומרים תפילה, בברית מילה יש את הטקס הדתי של מילת התינוק. חשוב לדאוג לכל האביזרים הנלווים לטקס הדתי. כאשר אומרים נוסח תפילה, חשוב לחלק העתק לקהל. בחתונה, מומלץ לחלק לאורחים תפילה שאומרים בעת שמובילים את הכלה לחופה. בברית, יש תפילה מיוחדת שאומרים בעת המילה. מומלץ לחלק לאורחים כמזכרת סדר ברית, וסדר פדיון הבן. באירועים דתיים, מומלץ לדאוג לברכונים בסוף האירוע.

3.      האם מיקום הטקס הדתי נפרד ממקום הסעודה? בחתונה, הטקס הדתי והסעודה מתקיימים באותו מקום. אולם, יש אירועים כמו ברית, או טקס הנחת תפילין, בהם הטקס מתקיים בתוך בית הכנסת, והסעודה באולם נפרד. יש לבחור את מקום הסעודה קרוב לבית הכנסת. אפשר לשכור את אולם האירועים של בית הכנסת עבור הסעודה.

4.      בחירת מקום האירוע: היכן מתקיים האירוע? ישנם אירועים אותם מתאים לערוך באולם או גן אירועים. אך, לפעמים כאשר אין מספר משתתפים גדול, אפשר לקיים את האירוע בגינה הפרטית. לבחירת המקום, יש משמעות על אופי האירוע. אולם, גם אם בוחרים באולם פשוט או בחצר בית, אפשר להפיק אירוע מרשים.

5.      בחירת קייטרינג: השלב החשוב בהפקת האירוע, הוא בחירת קייטרינג. חשוב לקחת בחשבון את כל האורחים, וגם את מספר הילדים. חשוב להשקיע בקייטרינג איכותי. מומלץ לקחת קייטרינג עם המלצות.

6.      בחירת תזמורת או תקליטן: כמעט בכל אירוע, יש תזמורת או תקליטן. באירועים קטנים כמו ברית מילה, אפשר לשכור ציוד D.J, ולבקש מאחד מבני הצעירים המשפחה להפעיל את הציוד.

7.      הזמנת מסך ומקרן: כמעט בכל אירוע יוקרן קליפ. לכן מומלץ לשכור מסך ומקרן. המסך ומקרן ישמשו בדרך כלל גם לשירה משותפת של הקהל. המסך ומקרן יתאימו גם לתכנית של קריוקי.

8.      תאורה לריקודים ומסך עשן: בחתונות ומסיבות בר מצווה ובת מצווה  יש ריקודים. תאורה מתחלפת, ופיזור עשן באולם, מוסיפים לאווירת הריקודים.

9.      רכישת אביזרי שימוח- אביזרי שימוח כמו מעודדות, כובעים ומסכות מוסיפים הרבה לאווירה השמחה של האירוע. האורחים יכולים לקבל כמזכרת אביזרים אלו. ניתן לקנות אביזרים אלו ב"הכל בשקל", או בסטוקים.

10.  הפקת התכנית של הערב- לכל אירוע יש תכנית. בחתונות, התכנית העיקרית היא הריקודים. באירועים אחרים, יש צורך בתכנית שתמלא את האירוע. בברית או בריתה, מומלץ להזמין תכנית המתאימה לילדים. בבר מצווה כדאי להזמין תכנית המותאמת לנוער. בדרך כלל, ניתן למצוא מגוון רחב מאוד של מפעילים באינטרנט.

11.  מזכרות מהאירוע- בכל סוג אירוע מחלקים מזכרות. ישנם מזכרות סטנדרטיות באירוע דתי. לפעמים, המזכרות יהיו מתוקות. מומלץ לרשום הקדשה על המזכרות.

לסיכום:
ארגון אירועים כולל פרטים רבים. חשוב לפני התחלת ארגון האירוע לערוך רשימה מסודרת. יש לסמן כל פרט ופרט שאורגן. חשוב מאוד לתכנן תקציב עבור האירוע, ולא לחרוג ממנו. העיקר שיהיה אירוע שמח, גם אם מחיר ארגון האירוע לא יעלה מחיר יקר.


המילון השלם של ארגון אירועים!המילון השלם של ארגון אירועים!
המדריך למפיק אירועים המתחיל - שאילת שאלותהמדריך למפיק אירועים המתחיל - שאילת שאלות