×

הרשמות אינטרנטיות לחוגים - החלטה כלכלית נטו


 

מספר עובדות (ספוילר: 50 שעות לפחות להרשמת 500 אנשים):

 

טיפול בפניה של לקוח בטלפון/ביקור

- לברורים על חוגים שונים: כ-4 דקות

- לטיפול בבירורים הרשמה וגביה: כ-6 דקות

 

לדוגמה: אם נרשמו 500 אנשים לחוגים.

ניתן להניח עקב טיפול משותף בבני זוג ואחים, כי היו 400 טיפולי הרשמה.

מעבר לכמות נרשמים זו היו גם מתעניינים ופניות לבירור, כ-200.

 

לכן הזמן שמושקע בטיפול:

400 טיפולי הרשמה, שכל אחד 6 דקות, סה"כ 2400 דקות.

200 טיפולי בירורים, שכל אחד 4 דקות, סה"כ 800 דקות.

לכן בהרשמת 500 אנשים, מושקע זמן עובדים של 3200 דקות, כ-50 שעות.

 

 

ההערכה היא שמרנית מאוד, ויכולה להיות כפולה, או משולשת!

 

- סביר שבביקור פיזי, הפיתוי לשיחה ושימור קשר אישי גדול יותר, וזמן הטיפול יגדל בקלות, ב-50%.

- ככל שמיגוון החוגים גדול יותר, ואדם נרשם ליותר חוגים, הרי שיגדל זמן הטיפול (החישוב היה לפי אנשים שנרשמים, ולא לפי מספר החוגים שנרשמים אליהם). במקומות עתירי פעילויות יכול לגדול זמן הטיפול ב-50%.

- ככל המקום קהילתי יותר, והאוכלוסיה מבוגרת יותר, יגדל חלק הטיפול בביקורים פיזיים במשרד, מה שאומר משך טיפול גדול יותר. לאוכלוסיה מבוגרת זמן הטיפול יכול להיות כפול מההערכות שצוינו.

 

לכן זמן הטיפול ב-500 אנשים יכול לטפס בקלות גם לפי 2 ו-3, ל-150 שעות.

במידה ומדובר במקום גדול, המטפל בהרשמות של 1000 אנשים, מדובר בכ-300 שעות.

 

בעיה גדולה למשרד:

שבוע עבודה הוא כ-40 שעות, ומדובר לכן בשבועות עבודה רבים, או בהעסקת מספר עובדים במקביל.

טבען של הרשמות לחוגים שהן עונתיות, ומרוכזות מאוד, ולא מתפרסות על פני זמן ארוך שמאפשר טיפול רגוע.

קיימת דילמה אם לגייס עובדים נוספים לטיפול, אם להוסיף שעות עבודה, אם לדחות פרוייקטים אחרים ולהתרכז בהרשמות.

וכמובן מדובר במשמעות כספית של אלפי עד עשרות אלפי ש"ח בטיפול בהרשמות.

 

כעת, עם הרשמות אינטרנטיות ניתן לייתר כל זאת:

- מניעת תורים והמתנה של לקוחות במשרד.

- מניעת לחץ הרשמה על העובדים, והם פנויים לעבודה ולשירות.

- מערכת שמספקת מידע מורחב ומפורט על כל החוגים ללא צורך בפניה למשרד. 

- מתן שירות 24/7.

- הנגשת השירות גם בטלפון הסלולרי, וגם באינטרנט (וגם לאנשים מוגבלים עם תפריט הנגשה).

- ניראות טובה ויפה של פעילות המקום. ביסוס כמקום מתקדם ומעודכן. טיפוח יחסי ציבור למקום. הלקוחות כיום מורגלים ומצפים לכך.

- אפשרות הפניית לקוחות קיימים ישירות למסכי הרשמה לחוגים מסויימים בצורה נוחה.

- החתמה על תקנון וטופס נדרש, פעולות אוטומטיות נעשות ולא נשכחות כגון חיובים נילווים.

- אפשרות חשיפת הלקוח למוצרים נוספים.

 

ומה קורה במקומות בהם ההרשמה מתרחשת לאורך כל השנה?

במקומות כאלו, בהם הרשמה מתבצעת בכל עת, לתקופות שונות (מנויים, חוגים, קורסים וכד') - המצב קל יותר מבחינת הפיזור של העבודה, והיא איננה מרוכזת בתקופה אינטנסיבית. עם זאת עומס העבודה והמחיר הכלכלי נפרס לאורך השנה, וניתן לייתר זאת בהחלט עם ההרשמות האינטרנטיות.

 

 

* שלמה ששון - מנכ"ל מגה-טק, מפתחת ומשווקת תוכנת החוגים קלאב-טק, להרשמה וגבייה הן במשרד והן באינטרנט ובסלולר.

 

הרשמות אינטרנטיות לחוגים - החלטה כלכלית נטו